En este artículo encontrarás un resumen de cómo funciona el régimen de Facturación Electrónica en Uruguay, a quiénes aplica y cuál es la normativa vigente.
Esperamos que te resulte de utilidad para aclarar tus dudas.
¿Qué es el Régimen de Facturación Electrónica?
Es un sistema por el cual se emiten electrónicamente los documentos de venta de una empresa, con la más absoluta validez fiscal y legal. Cada operación registrada por este medio supondrá la emisión de un CFE (Comprobante Fiscal Electrónico).
Estos comprobantes electrónicos se envían de forma virtual tanto a la autoridad tributaria (DGI) como al Receptor (comprador/cliente).
Además, se deben cumplir una serie de requisitos técnicos, como el alojamiento, conservación y publicación de dichos documentos durante 5 años; el envío diario de un Reporte de comprobantes emitidos y el seguimiento de un formato estandarizado para todos los documentos.
El régimen comenzó en 2015 donde ingresaron las empresas de mayor capacidad económica. Progresivamente fueron entrando empresas con menor facturación hasta que el calendario de obligación se cerró en 2020.
¿Quiénes están obligados?
En Uruguay todas las empresas cuya facturación anual supere las 305.000 UI (unos $ 1.500.000 según la cotización a febrero de 2022) se encuentran obligadas a formar parte del régimen.
¿Quiénes están excluidos de la obligación?
Las empresas catalogadas como Contribuyentes IVA Mínimo (Literales E), Monotributos y Monotributos MIDES se encuentran por fuera de la obligación de ser facturadores electrónicos.
Sin embargo, los Contribuyentes de IVA Mínimo (Literales E) si bien no están obligados, tienen beneficios fiscales si optan por pasarse al régimen. Aquí puedes leer más al respecto.
¿Cómo funciona la Facturación Electrónica en Uruguay?
Todas las transacciones de las empresas (ventas, cobranza, envío de mercadería, etc.) deben ser registradas mediante Comprobantes Fiscales Electrónicos. Es decir, lo que antes se registraba en papel, como una factura o una nota de crédito, ahora se realiza en su equivalente electrónico. Existen varios tipos de comprobante en función de la operación que se haya realizado.
Al emitir un comprobante (también conocido como CFE o documento electrónico) se le adosa una Firma Digital (que valida la autoría del emisor) y se envía por un lado a la DGI y por otro lado al Receptor (tu comprador).
En caso de querer corregir una venta (por devolución de la mercadería o porque hubo un error humano) se debe emitir un documento adicional (Nota de Crédito o Débito, según el caso) para hacerlo. Es decir, ya no se «cancelan» los comprobantes que se hacen, sino que se corrigen emitiendo otro donde se especifica el documento y/o monto corregido.
¿Qué documentos existen?
Te dejamos un resumen de los documentos mayoritariamente utilizados:
- eFactura: Utilizado cuando le vendes a otra empresa con RUT.
- eTicket: Se emite a Consumidores Finales, personas físicas sin RUT, y también es opcional en exportaciones de servicios.
- eFactura de Exportación: Para la exportación de mercaderías o servicios.
- eRemitos: Documenta el movimiento físico de mercaderías.
- eResguardo: Emitido para respaldar percepciones y retenciones de impuestos realizadas por sujetos responsables de ello.
- Notas Correctivas – Nota de Crédito y Débito: Cada comprobante mencionado arriba cuenta con su propia Nota de Crédito y su propia Nota de Débito (NC de eFactura, NC de eTicket, etc.) y se utilizan para corregir total o parcialmente un comprobante. La Nota de Crédito corrige a la baja (resta dinero del documento original) mientras que la Nota de Débito ajusta al alza (aumenta dinero en el documento original).
Para más detalles te dejamos la Resolución de DGI Nº798/2012 para que puedas leerla.
Veamos algunos ejemplos
Quiero registrar una venta a una empresa SRL, como se trata de un contribuyente con RUT corresponderá que yo emita una eFactura. Luego de emitir el documento, mi cliente me indica que desea devolverme uno de los artículos comprados, por lo que emito una Nota de Crédito de eFactura por el importe.
Una persona física ingresa en mi tienda y desea comprarme algunos de mis artículos. Como es un Consumidor Final le emito un eTicket por la compra realizada.
Ventas a Crédito y Contado en Uruguay
En el régimen de Facturación Electrónica actual las ventas a Crédito y Contado se determinan dentro del comprobante. Es decir, el tipo de documento será seleccionado en función del Receptor (si el comprador es empresa o consumidor final) pero el tipo de venta (Crédito/Contado) será independiente de esto.
Pueden entonces emitirse eFacturas, eTickets, etc. tanto por ventas a Crédito como para ventas Contado.
Recibos y Cobranza
A partir de 2019 la DGI permitió el registro de cobranza dentro del régimen de Facturación Electrónica de forma opcional. Las empresas pueden documentar sus cobranzas en formato electrónico, utilizando según corresponda una eFactura o eTicket.
Esto tiene la ventaja de reducir el uso de papel, mantener una contabilidad adecuada y un registro de los movimientos, así como la facilidad de poder enviar de forma automática (al igual que cualquier otro documento electrónico) los recibos de cobranza a tus clientes.
¿Qué necesito para ser facturador electrónico?
Aquí te dejamos toda la información necesaria con respecto a cómo volverte un emisor electrónico habilitado. En general, las empresas de facturación electrónica como nosotros llevamos adelante la homologación y certificación ante DGI. Sin embargo, existen otros detalles importantes que debes conocer.
Cumplir con los requisitos
Obviamente, es necesario que cuentes con los requisitos mínimos para ser un emisor electrónico. En la actualidad existen dos requisitos fundamentales:
Por un lado, ser una empresa (Unipersonal, SA, SAS, SRL, etc.), excluidos los Monotributos y Monotributos MIDES.
Por otro, no tener procesos judiciales en trámite con DGI ni deudas sin convenio.
Obtener una Firma Digital
Como te comentábamos más arriba, la Firma Digital es un «sello virtual» en los comprobantes electrónicos que emitas que certifica que has sido tú o tu empresa el autor de dicho comprobante.
Se trata de un archivo en formato PFX (formato de código) que tu proveedor de factura electrónica deberá utilizar y necesita. Estas Firmas se expiden con una validez de 1 o 2 años, lo que indica que tras vencerse hay que renovarlas. Cada empresa tendrá una única y vigente Firma Digital en un momento dado.
Solicitar las CAE
Las Constancias de Autorización de Emisión (CAE) son el equivalente a las tradicionales Constancias de Impresión de Facturas, por ejemplo. Se trata de un permiso otorgado por la DGI para que puedas emitir un cierto número y tipo de comprobante fiscal.
Las CAE son un archivo, fácilmente descargable de la web de Servicios en Línea de DGI, gratuitas y con un vencimiento de 2 años. Si se terminan la cantidad de números que la DGI te otorgó para determinado documento, simplemente se solicitan más, y si se cumplen los 2 años y se vencen, también se solicitan adicionales sin problema.
Los proveedores de Facturación Electrónica también necesitamos estos archivos para que puedas emitir tus comprobantes.
Por último: Contar con un proveedor de Factura Electrónica
Si bien aquí pusimos este punto al final, en realidad debería ser lo primero a analizar, luego de consultar a tu asesor contable de confianza y luego de haber leído nuestros artículos explicativos.
Ingresar en el régimen de Facturación Electrónica puede ser en muchos casos una obligación, mientras que en otros una posibilidad que brinda beneficios fiscales adicionales (ver más arriba «¿Quiénes están excluidos de la obligación?»). En cualquier caso, contar con un sistema cómodo y con buenas prestaciones, así como una atención al cliente por parte de tu proveedor es fundamental.
En Dynamica contamos con estas características. Nuestra tecnología, experiencia y servicio nos destacan en el mercado.
Si tienes cualquier duda con respecto a este artículo, con respecto al régimen de Facturación Electrónica, o cualquiera de los puntos tratados aquí, simplemente ponte en contacto con nosotros mediante una de las vías disponibles en esta web (botones de Whatsapp, Messenger, Mensaje, Teléfono de Contacto, etc.). Uno de nuestros asesores se pondrá en contacto contigo para despejar todas tus dudas.
Estamos aquí para facilitarte la tarea y acompañarte en este proceso.
